Услуги поддержки 1С. Переход на единую систему электронного документооборота в холдинговой структуре на базе ПП “1С:Документооборот КОРП”

Услуги программистов 1С

ООО “СИМОСТ”

Южно-Сахалинск, Февраль 2024
Вариант работы : Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест : 185
Количество одновременно работающих клиентов : Тонкий клиент: 185

Автоматизированы следующие функции:

• Автоматизация бизнес-процессов
• Делопроизводство
• Управленческий учет
• Учет договоров
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет и хранение документов
• Учет рабочего времени

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций “1С:Предприятие”, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

Цели проекта:

1. Переход на единую систему электронного документооборота, позволяющую вести учет договоров, претензионно-исковую работу и управлять входящей и исходящей административной документацией.
2. Автоматизация всех указанных выше процессов.
3. Обеспечение унифицированного контроля всех договорных отношений по группе компаний “BAEK Group” и управление ими.
4. Интеграция СКУД с “1С:Документооборот КОРП”. Применение работающей в группе компаний системы автоматической выдачи прав и автозамещения к “1С:Документооборот КОРП”.
5. Настройка синхронизации “1С:Документооборот КОРП” с другими учетными системами на базе 1С c помощью “БИТ.Адаптер”+”RabbitMQ”.
6. Реализация правил одновременного автоматического контроля договорных условий, в частности дебиторской, кредиторской задолженностей, кредитного лимита, отсрочки платежа, сроков действия, и контроля по бюджету движения денежных средств во всех учетных системах.

Ситуация до внедрения, информация о компании:

“BAEK Group” — группа компаний Сахалинской области, существующая на рынке 10 лет и объединяющая 13 юридических лиц и 17 различных направлений деятельности. Проекты группы компаний “BAEK Group” — это осознанный вклад в развитие коммерческой индустрии Сахалинской области. Среди наиболее значимых проектов:

• ООО “Умитэкс” — одно из крупнейших предприятий Сахалина по приемке, переработке и вывозу всех видов лома черных и цветных металлов.
• ТРЦ “Аллея” — крупный и современный торгово-развлекательный центр Южно-Сахалинска с проходимостью более 160 000 человек в месяц. На территории торгово-развлекательного центра также находятся студия “Трюфель” и оздоровительный комплекс “Баня 37” – также проекты холдинга.
• ООО “Симост” — сеть магазинов строительных материалов и товаров для дома, основанная в 2010 году. Осуществляет продажи как через offline-точки, так и через свой крупнейший онлайн-гипермаркет DIY на Сахалине.
• ООО “Алси-Строй” — компания, оказывающая полный комплекс услуг по выполнению строительно-монтажных работ различной сложности по российским и международным стандартам. Площадь реализованных компанией объектов составляет 58 тысяч квадратных метров, включая ТРЦ “Аллея”.
• “Панорамный комплекс 601” — уникальное место, включающее в себя ресторан, бар и кафе, и являющееся местной достопримечательностью благодаря панорамному виду и аутентичной кухне.

В условиях сложной IT-архитектуры и множества взаимосвязанных процессов у холдинга возникла дополнительная потребность в создании консолидированной системы для управления следующими процессами:

Услуги сопровождения по 1С

• Учет договоров и автоматический контроль за соблюдением их условий во всех учетных системах заказчика;
• Ведение блока претензионно-исковой работы (метрики, планирование, контроль работы, движение документации);
• Отражение потребности в товарно-материальных ценностях через заявки;
• Хранение всей юридической, административной-хозяйственной и прочей документации.

Для реализации проекта был выбран программный продукт “1С:Документооборот КОРП”. Выбор был связан прежде всего с тем, что функциональные возможности программного продукта полностью соответствовали потребностям предприятия.

До внедрения системы электронного документооборота на базе конфигурации “1С:Документооборот КОРП” в “BAEK Group” использовалась программа собственной разработки, которая имела ряд ограничений:

• Отсутствовала возможность дальнейшего развития продукта;
• Программа не позволяла настроить синхронизации и интеграции с другими программными продуктами;
• Отсутствовал необходимый функционал для организации процессов. В системе была реализована только возможность согласования договоров и заявок на товарно-материальные ценности;
• Отсутствовала система прозрачности и контроля;
• Программа не способствовала сокращению бумажного документооборота;
• Не было возможности использовать систему в качестве хранилища для документов.

Важным условием Заказчика по внедрению “1С:Документооборот КОРП” было обеспечение возможности интеграции с уже работающей системой СКУД – система контроля и управления доступом. Эта система была адаптирована силами заказчика под требования бизнес-процессов в компании — от подбора кадров и их автоматического заведения в качестве пользователей во всех учетных системах с выдачей прав (“1С:Управление автотранспортом 8 ПРОФ, “1С:Управление торговлей”, “1С:Бухгалтерия 8 КОРП”+”БИТ.Финанс Холдинг”, “1С:Аренда и управление недвижимостью”, “1С:Управление нашей фирмой 8 ПРОФ”, “1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП” и другими) до отслеживания уволенных сотрудников/временно прекративших работать. Данная система позволяла в автоматическом режиме без дополнительных трудозатрат административной службы отключить пользователей от систем. Данное условие необходимо было перенести в “1С:Документооборот КОРП” и интегрировать в процессы согласования: система должна была в онлайн-режиме отслеживать движение пользователей-согласующих лиц и автоматически заменять их при необходимости. В ходе внедрения необходимо было также совершить перенос данных из предыдущей системы автоматизации.

Результаты:

1. Внедрена система, отвечающая всем заявленным требованиям заказчика.
2. Заказчик получил эталонную, консолидированную MDM-систему для учета договоров, в которой любой пользователь может в режиме реального времени отслеживать все движения и изменения, что обеспечивает прозрачность и оптимизацию процессов.
3. “1С:Документооборот КОРП” интегрирована со всеми учетными системами, входящими в IT-архитектуру без ее нарушений в части следующих объектов:
3.1 Действующие сотрудники, пользователи, движение по кадрам;
3.2 Организации и подразделения;
3.3 Договоры.
4. Система позволяет контролировать взаимоотношения с контрагентами на всех этапах по холдингу в целом и во всех информационных системах одновременно: СТОП-отгрузка, контроль дебиторской, кредиторской задолженностей, сроков действия, суммы, и кредитного лимита.
5. Настроен процесс подписания электронной цифровой подписью с использованием машиночитаемой доверенности.

Выполнены следующие работы:

• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Дистанционное обучение пользователей
• Интеграция с другими системами на базе “1С:Предприятия”
• Интеграция со сторонними системами автоматизации
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Настройка интеграции между информационными системами
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Продажа выбранных программных продуктов
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика

Основные составляющие услуг поддержки 1С:

• Техническая поддержка: Пользователи системы 1С могут столкнуться с различными техническими проблемами, такими как ошибки при работе с программой, неполадки в работе базы данных и другие. Услуги технической поддержки включают в себя оказание помощи в решении этих проблем и восстановлении работоспособности системы.

• Обновление программного обеспечения: Разработчики системы 1С периодически выпускают новые версии программного обеспечения, в которых исправляются ошибки, улучшается производительность и добавляются новые функции. Услуги поддержки включают в себя регулярное обновление программного обеспечения до последних версий.

• Сопровождение и адаптация: Бизнес-процессы компании могут меняться со временем, и система 1С должна соответствовать этим изменениям. Услуги поддержки включают в себя сопровождение и адаптацию системы под изменяющиеся потребности бизнеса, что может включать в себя настройку новых функций, добавление дополнительных модулей и изменение конфигурации системы.

• Обучение пользователей: Эффективное использование системы 1С зависит от знания и навыков пользователей. Услуги поддержки могут включать в себя обучение персонала компании работе с системой, проведение тренингов, семинаров и обучающих курсов.

• Консультационная поддержка: Специалисты по поддержке могут оказывать консультационную помощь пользователям в различных вопросах, связанных с работой системы 1С, включая советы по оптимизации бизнес-процессов, выбору наиболее подходящих решений и прочее.